Verklaring privacybeleid

I. INLEIDING

Rail Ninja (verwezen naar als “wij”, “ons”, “onze”, wettelijk bekend als “Firebird GT Limited”) zet zich in voor de bescherming van de privacy van onze klanten en neemt haar verantwoordelijkheid voor de beveiliging van klantinformatie zeer serieus. We zullen duidelijk en transparant zijn over de informatie die we verzamelen en wat we met die informatie zullen doen.

Dit document beschrijft hoe we uw persoonlijke informatie gebruiken en verwerken, en legt uit hoe u contact met ons kunt opnemen als u vragen heeft over uw persoonlijke gegevens.

Meer specifiek, deze beleidsverklaring legt het volgende uit:

Welke persoonsgegevens we over u verzamelen en verwerken in verband met uw relatie met ons als klant en via uw gebruik van onze website en online diensten;
Waar we de gegevens vandaan halen;
Wat we met die gegevens doen;
Hoe we de gegevens opslaan;
Waar we die gegevens naartoe overdragen/openbaar maken;
Hoe we omgaan met uw gegevensbeschermingsrechten;
En hoe we voldoen aan de gegevensbeschermingsregels.
Persoonsgegevens van Europese klanten (burgers en bewoners) worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming (GDPR) en ons privacybeleid. Persoonsgegevens van niet-Europese klanten worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met ons privacybeleid.

Onze privacybeleid is van toepassing op alle informatie die we van u verzamelen via onze website, e-mail of chatcommunicatie, of in telefonische gesprekken tussen u en onze klantenservice. Alle reserveringen die bij ons worden gemaakt, zijn onderworpen aan de regels van ons privacybeleid.
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen; bezoek deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven.

II. GEGEVENSBEHEERDER

Firebird GT Limited is de "gegevensbeheerder" van alle persoonlijke informatie die wordt verzameld en gebruikt op de Rail Ninja-website.

Firebird GT Limited is geregistreerd in Hongkong, met geregistreerde kantoren op Unit G 15/F Tal Building 49 Austin Road, KL, Hongkong.

III. HOE U DE PERSOONLIJKE GEGEVENS BEHEERT DIE U MET ONS DEELDE

U kunt altijd uw persoonlijke gegevens die wij opslaan inzien en een overzicht van deze gegevens opvragen. Om een overzicht op te vragen, vul het contactformulier in dat u hieronder kunt vinden.
U kunt ook contact met ons opnemen als u denkt dat de persoonlijke informatie die we van u hebben onjuist is, als u denkt dat wij niet langer gerechtigd zijn om uw persoonlijke gegevens te gebruiken, of als u andere vragen heeft over hoe uw persoonlijke gegevens worden gebruikt of over deze privacyverklaring. Neem contact met ons op via het contactformulier dat u hieronder kunt vinden.

IV. WELKE PERSOONLIJKE GEGEVENS EN INFORMATIE WE VERZAMELEN

1. Persoonsgegevens die u met ons deelt

Persoonsgegevens verwijzen naar alle informatie die betrekking heeft op u en waarmee we u kunnen identificeren, zoals uw naam, contactgegevens, boekingsreferentienummer, betalingsgegevens en informatie over uw toegang tot onze website.

We kunnen persoonlijke gegevens van u verzamelen wanneer u een ticket bij ons boekt, een account aanmaakt op onze website, onze website gebruikt, deelneemt aan een enquête of competitie, of wanneer u contact met ons opneemt.

We verzamelen uw persoonlijke gegevens wanneer u een reservering maakt. We vragen u om de volgende informatie die nodig is voor de uitvoering van onze service:

Naam, huisadres, e-mailadres, telefoonnummer, paspoort of andere erkende persoonlijke identificatienummers en gegevens, creditcard/betaalkaart of andere betalingsgegevens;
Passagiersinformatie, waaronder uw naam, nationaliteit, geboortedatum, geslacht, paspoort- of ID-nummer, vervaldatum en land van uitgifte.
Zitplaatsvoorkeuren en medische aandoeningen voor passagiers met speciale medische vereisten en/of dieetwensen;
Reisgeschiedenis, inclusief informatie met betrekking tot uw boeking en geboekte diensten in verband met uw reis.
Wanneer u op onze website tickets boekt voor andere personen die met u reizen, of namens andere reizigers, verzamelen wij passagiersinformatie van elke reiziger. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat elke reiziger voor wie u tickets boekt hiervan op de hoogte is en onze privacyverklaring accepteert.

We verzamelen ook uw persoonlijke informatie wanneer u contact opneemt met ons klantenserviceteam via e-mail, chat of telefoon, of op andere manieren contact met ons opneemt (bijv. via sociale media), wanneer u uw zoekresultaten opslaat of een account registreert op onze website en wanneer u deelneemt aan onze doorverwijzingsprogramma's of prijsvragen.

2. Persoonsgegevens over anderen die u met ons deelt

Wanneer u op onze website tickets boekt voor andere personen die met u reizen, of namens andere reizigers, verzamelen wij passagiersinformatie over elke reiziger. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat elke reiziger voor wie u tickets boekt hiervan op de hoogte is en onze privacyverklaring accepteert.

3. Persoonsgegevens die we automatisch verzamelen

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen we automatisch bepaalde informatie, ongeacht of u wel of niet tickets boekt. Dit omvat uw IP-adres, de datum en tijd waarop u toegang kreeg tot onze diensten, de hardware, software of internetbrowser die u gebruikt, en informatie over het besturingssysteem van uw computer, zoals applicatieversies en taalinstellingen. We verzamelen ook informatie over de internetbron van uw bezoek en uw gebruik van onze website, inclusief bezochte pagina’s.

4. Persoonsgegevens die we uit andere bronnen ontvangen

Het is niet alleen de informatie die u ons vertelt – we kunnen ook informatie over u ontvangen van andere bronnen. Dit omvat onafhankelijke derden, en alles wat we van hen ontvangen, kan worden gecombineerd met informatie die door u aan ons is verstrekt.

Daarnaast gebruiken we externe dienstverleners voor het verwerken van online betalingen en zij kunnen uw persoonlijke gegevens met ons delen zodat wij onze service aan u kunnen leveren.

Wanneer u ons belt, ontvangen we metadata over uw communicatieactiviteiten (bijv. waar u hebt gebeld, wie u bent, de datum en duur van het gesprek, enz.).

Wanneer u onze e-mail opent, ontvangen we gegevens over het openen van de e-mail en de klikstatistieken.

We kunnen informatie over u ontvangen van onze reclamepartners, die ons in staat stelt om relevantere advertenties te leveren. Bijvoorbeeld, we kunnen onze advertenties richten op specifieke regio’s of demografieën.

Voor meer informatie, raadpleeg de volgende sectie.

V. WAAROM EN HOE WE UW PERSOONLIJKE GEGEVENS GEBRUIKEN

1. Klantenservice
Allereerst gebruiken we uw persoonlijke gegevens om uw tickets uit te geven en om u klantenservice te bieden, wat het doel is van ons bedrijf!
We bieden onze klanten 24 uur per dag, 7 dagen per week, 365 dagen per jaar service. Het delen van details die relevant zijn voor uw boeking, zoals reserveringsinformatie, informatie over uw gebruikersaccount of passagiersnamen, stelt ons team in staat om op uw verzoek te reageren wanneer u onze hulp nodig heeft.
Wanneer u een reservering maakt of zich registreert op onze website, gebruiken we uw naam en e-mailadres om een gebruikersaccount voor u aan te maken, waarmee u uw boekingen kunt beheren, profiteren van speciale aanbiedingen, toekomstige boekingen kunt maken en uw persoonlijke instellingen kunt beheren.
We kunnen uw e-mail, telefoon of sociale netwerken gebruiken om u e-mails, SMS-berichten of berichten te sturen met betrekking tot uw reservering.
We kunnen u een herinnering sturen over opgeslagen zoekopdrachten als u tickets op onze website hebt gezocht en de functie 'Zoekopdracht opslaan' hebt gebruikt. Deze functie maakt het gemakkelijker voor u om de juiste trein te vinden.
We kunnen u ook andere informatie sturen met betrekking tot uw reserveringen, zoals informatie die we nuttig achten voor de planning van uw reis of tijdens uw reis. Voorbeelden van dergelijke informatie kunnen het stationadres of instap-instructies zijn.
We kunnen belangrijke updates sturen over serviceonderbrekingen, stakingen, spoorwerkzaamheden of beveiligingswaarschuwingen.

2. Marketingactiviteiten
We kunnen uw persoonlijke informatie gebruiken voor onze marketingactiviteiten, inclusief het verzenden van nieuws over reisgerelateerde producten en diensten die relevant zijn voor uw ticketreservering. U kunt zich op elk moment eenvoudig afmelden voor deze marketingcommunicatie door de link "Afmelden" in elke nieuwsbrief te klikken.
We kunnen u gepersonaliseerde aanbiedingen tonen die wij denken dat interessant voor u kunnen zijn op websites/apps van derden (inclusief sociale mediakanalen) op basis van de persoonlijke informatie die u ons verstrekt heeft wanneer u een reservering maakte of onze website bezocht.
Wanneer u deelneemt aan andere promotionele activiteiten (zoals prijsvragen, doorverwijzingsprogramma's of wedstrijden), zullen relevante informatie worden gebruikt om deze promoties te beheren.
Van tijd tot tijd kunnen we onze klanten vragen om deel te nemen aan marktonderzoek. We zullen uitleggen hoe uw persoonlijke gegevens worden verzameld en gebruikt wanneer we u zo'n uitnodiging sturen.

3. Servicebeoordelingen
We kunnen u vragen om onze diensten te beoordelen, zodat we onze producten kunnen verbeteren en andere reizigers kunnen helpen weloverwogen keuzes te maken. Wanneer we u uitnodigen om een beoordeling van onze service achter te laten, delen we uw naam, e-mailadres en boekingsbevestiging met een gerenommeerde onafhankelijke serviceprovider. En wanneer u een beoordeling achterlaat, wordt deze gepubliceerd op de website van die serviceprovider en zal die provider de persoonlijke gegevens met betrekking tot uw beoordeling beheren.

4. Fraudedetectie
Om een betrouwbare omgeving te creëren voor u en uw medereizigers, kunnen we uw persoonlijke gegevens gebruiken voor de detectie en preventie van frauduleuze activiteiten. Bijvoorbeeld, we kunnen u vragen om een bewijs van identiteit of bewijs van het eigendom van uw debet- of creditcard te verstrekken.

5.Productontwikkeling en onderzoek
We kunnen persoonlijke gegevens gebruiken voor analytische doeleinden. Dit maakt deel uit van onze missie om onze diensten te verbeteren en de gebruikerservaring te optimaliseren, zodat we de persoonlijke gegevens van onze gebruikers kunnen gebruiken voor testdoeleinden, probleemoplossing en het verbeteren van de functionaliteit en kwaliteit van onze online reisdiensten. Ons belangrijkste doel is om ons platform en onze websites te verbeteren. We gebruiken meestal alleen gepseudonimiseerde gegevens voor dergelijke analytische doeleinden, maar in sommige situaties, zoals probleemoplossing, kunnen we gegevens van specifieke gebruikers gebruiken.

6. Gespreksmonitoring
Wanneer u contact opneemt met ons klantenserviceteam, kunnen we een geautomatiseerd telefoonnummersysteem gebruiken om uw telefoonnummer aan uw bestaande reserveringen te koppelen – dit kan tijd besparen voor zowel u als ons klantenserviceteam. Ons team kan u vragen om een verificatie uit te voeren om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens vertrouwelijk worden gehouden.

7. Kwaliteitscontrole en trainingsdoeleinden
We kunnen gesprekken van ons serviceteam met u opnemen voor kwaliteitscontrole- en trainingsdoeleinden. We kunnen opgenomen gesprekken ook gebruiken voor het behandelen van claims en terugboekingsprocedures met dienstverleners van handelaren. Alle oproepopnamen zullen regelmatig worden gewist, tenzij we een gerechtvaardigd belang hebben om een opname langer te bewaren, bijvoorbeeld voor fraudeonderzoeken en juridische doeleinden.

8. Juridische doeleinden
We kunnen uw persoonlijke gegevens nodig hebben voor juridische doeleinden, zoals het afhandelen van juridische geschillen, het handhaven van onze servicevoorwaarden, het naleven van wetshandhavingsinstanties, voor regelgevende onderzoeken en naleving.

VI. HOE UW GEGEVENS WORDEN GESHARED MET DERDEN

Er kunnen omstandigheden zijn waarin we uw persoonlijke gegevens delen met derden. Allereerst moeten we passagiersinformatie delen met spoorwegmaatschappijen. Dit is essentieel voor onze service. De informatie die we verplicht moeten verstrekken varieert per vervoerder en kan onder andere uw naam, contactgegevens, passagiersgegevens van uzelf en de mensen voor wie u tickets boekt, omvatten. Voor bepaalde routes boeken we tickets via tussenpersonen en groothandelsleveranciers. We zullen passagiersinformatie aan hen doorgeven om uw reservering uit te voeren.

We kunnen verschillende dienstverleners gebruiken tijdens ons werk. Wanneer we uw persoonlijke gegevens delen met externe dienstverleners, zorgen we ervoor dat zij gebonden zijn aan vertrouwelijkheidsclausules en niet toestemming hebben om uw persoonlijke gegevens voor andere doeleinden te gebruiken dan diegene die door ons zijn aangegeven.

We kunnen uw gegevens delen met betalingsdienstverleners. Betalingsdienstverleners verwerken uw online betalingen. In geval van een terugboekingonderzoek zijn we verplicht om gerelateerde persoonlijke gegevens te delen. Dit kan uw boekingsbevestiging, uw IP-adres en andere informatie zijn die tijdens het onderzoek om terugboeking kan worden gevraagd. We delen uw persoonlijke informatie alleen als het noodzakelijk is voor het onderzoek.

We zullen uw persoonlijke gegevens aan wetshandhavingsinstanties openbaar maken wanneer dit wettelijk vereist is. We kunnen ook uw persoonlijke gegevens aan juridische autoriteiten openbaar maken om onze rechten of de rechten van onze zakenpartners te verdedigen.

VII. HOE WE SOCIAL MEDIA GEBRUIKEN

We gebruiken sociale media om onze diensten te promoten, met u te communiceren en om u sneller toegang te geven tot uw account op onze websites.

We onderhouden sociale media-accounts op Facebook en Google Plus en communiceren nieuws en aankondigingen over onze service op deze accounts.

We kunnen sociale netwerken gebruiken om u berichten te sturen als onderdeel van onze klantenservice en onze betrokkenheid bij het communiceren met klanten via de kanalen die zij verkiezen.

Wanneer u zich op onze website registreert met uw sociale media-account, kan uw serviceprovider informatie met ons delen. Uw sociaal netwerk zal u vragen welke informatie gedeeld zal worden. Dergelijke informatie kan uw naam, e-mail en leeftijd omvatten.

Wanneer u op de knoppen ‘Vind ik leuk’ of ‘Delen’ op onze websites klikt, delen we uw persoonlijke informatie met de bijbehorende sociale mediaplatforms, waaronder Facebook en Google Plus, en kunnen die sociale media deze informatie koppelen aan uw profiel en deze informatie met andere partijen delen.

VIII. BEVEILIGING VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

We hebben uitgebreide procedures van industriële kwaliteit ingesteld om ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van persoonlijke gegevens van onze gebruikers te voorkomen. Onze beveiligingsprocedures, technische en fysieke beperkingen voor toegang tot en gebruik van persoonlijke gegevens op onze servers, zorgen ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot de persoonlijke gegevens van onze klanten en gebruikers. We zullen geen account- of transactiegegevens, of persoonlijke informatie van of over een kaarthouder verkopen, kopen, verstrekken, ruilen of op enige andere manier openbaar maken, behalve aan de acquirer, Visa/Mastercard Corporations of in reactie op geldige overheidsverzoeken.

1. Hoe behandelt Rail Ninja persoonlijke gegevens van kinderen?

Kinderen onder de 18 jaar (niet-volwassenen) mogen onze diensten niet zelfstandig boeken. Ten minste één van de passagiers moet 18 jaar of ouder zijn. We behouden ons het recht voor om diensten die door niet-volwassenen zijn geboekt te weigeren en om de bijbehorende persoonlijke informatie te verwijderen.

IX. HOE WE COOKIES EN VOLGTECHNOLOGIEËN GEBRUIKEN

1. Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein hoeveelheid gegevens die in de browser van uw computer of op uw mobiele apparaat wordt geplaatst. Telkens wanneer u onze diensten gebruikt, inclusief websites en applicaties, kunnen we cookies en andere volgtechnologieën gebruiken om het werk van onze diensten te stroomlijnen, het verkeer te analyseren en voor reclame doeleinden. Deze technologieën worden ingesteld door ons of door onze servicepartners waarmee we samenwerken, zoals Google Analytics en Google Ads.

We gebruiken ook pixel-tags, kleine grafische afbeeldingen van slechts één pixel die naar uw computer kunnen worden gestuurd als onderdeel van een webpagina, in een advertentie of in een HTML-e-mailbericht. Pixel-tags helpen ons het gebruikersgedrag te begrijpen, e-mailopenstatistieken, en welke websites verkeer naar ons sturen. Ze helpen ons ook bij het werken met cookies – om ze te serveren en te lezen in uw browser.

We gebruiken ook tracking-URL's om te begrijpen welke websites, advertentiekanalen en campagnes ons verkeer brengen.

Al deze technologieën worden meestal aangeduid als "cookies." De informatie die we verzamelen met cookies is anoniem en niet persoonlijk identificeerbaar. Het bevat geen naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres.

Voorbeelden van hoe we cookies gebruiken om onze service en uw gebruikerservaring te verbeteren:

Het mogelijk maken voor een service om uw apparaat te herkennen, zodat u niet dezelfde informatie meerdere keren hoeft in te voeren tijdens één taak.
Het herkennen dat u mogelijk al een gebruikersnaam en wachtwoord heeft ingevoerd, zodat u deze niet opnieuw hoeft in te voeren voor elke opgevraagde webpagina.
Het meten van hoeveel mensen onze diensten gebruiken, zodat ons klantenserviceteam voorbereid is om klanten te helpen.

We gebruiken vier soorten cookies en beschouwen ze allemaal als essentieel voor onze werking. De meeste internetbrowsers accepteren cookies automatisch. U kunt echter de instellingen in uw browser aanpassen om cookies niet te accepteren of om u een melding te geven voordat u een cookie van de sites die u bezoekt accepteert. Gebruik de "Help"-sectie van uw browser voor meer details over waar u deze instellingen kunt beheren, maar wees ervan bewust dat als u besluit onze cookies niet te accepteren, sommige functies van onze site mogelijk niet beschikbaar zijn.

2. Analytische cookies

Analytische cookies helpen ons te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Bijvoorbeeld, welke pagina's bezoekers het vaakst bezoeken, welke pagina's ze bekijken, welke pagina's ze gebruikten om onze website te betreden, welke pagina's ze verlieten, welke e-mails zijn geopend en welke links in e-mails zijn aangeklikt. Dit helpt ons te begrijpen welke pagina's relevant zijn voor gebruikers en verbetert de ervaring op onze websites. Het helpt ons ook de efficiëntie van advertenties en communicatie te begrijpen.

3. Functionele cookies

Functionele cookies maken onze website nuttiger voor eindgebruikers. U kunt de taal- of valutavoorkeuren één keer selecteren, en de functionele cookies zullen deze onthouden, zodat u ze niet telkens opnieuw hoeft te kiezen wanneer u de website bezoekt. U moet elke keer inloggen en hoeft geen dezelfde routes opnieuw in te voeren die u eerder hebt gezocht.

4. Gebruiksvriendelijkheidscookies

Gebruiksvriendelijkheidscookies helpen ons uw gebruikerservaring te verbeteren door het gebruik van functies van derden, zoals kaarten en video's. Ze maken het ook gemakkelijker voor u om onze inhoud te delen met uw vrienden door het gebruik van Like-knoppen.

5. Retargeting cookies

Retargeting cookies stellen ons in staat om u reclameboodschappen te tonen die relevant voor u zijn. Bijvoorbeeld, als u op onze website zoekt naar treintickets van Rome naar Venetië, kunnen we u advertenties tonen voor treinen van Rome naar Venetië.

X. PARTNERS WAARME WE MEE SAMENWERKEN EN HOE UW GEGEVENS WORDEN GEBRUIKT

Om u de beste ervaring te bieden bij het doorbladeren en boeken van treintickets op Rail Ninja, werken we samen met verschillende vertrouwde externe dienstverleners. Deze partners helpen ons te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt, de prestaties te verbeteren, ondersteuning te bieden en relevante advertenties weer te geven.
Sommige van deze tools verzamelen beperkte informatie over uw interactie met onze site — zoals de pagina's die u bezoekt, het type apparaat dat u gebruikt, of u een boeking heeft voltooid — vaak in geanonimiseerde vorm. Andere tools, zoals onze ondersteuningschat, kunnen informatie verzamelen die u kiest te delen (bijv. uw naam of e-mail).
Hieronder vindt u een lijst van de externe tools die we momenteel gebruiken, welk type gegevens zij kunnen benaderen en waarom we ze hebben geïntegreerd in het Rail Ninja-platform.

Onze partner	Welke gegevens worden verzameld en gedeeld	Waarom we het gebruiken
Google Tag Manager (GTM)	Verzamelt geen persoonlijke gegevens direct. GTM laadt en beheert andere tracking-scripts.	We gebruiken GTM om efficiënt derde-partijtools (zoals analytics of advertenties) op onze website te beheren en in te zetten zonder elke keer de code aan te passen.
Google Analytics 4 (GA4)	Geanonimiseerde inzichten zoals bezochte pagina's, sessieduur, locatie en apparaat type.	We gebruiken GA4 om te begrijpen hoe reizigers met onze website interactie hebben, zodat we de inhoud, functies en het algehele boekingsproces kunnen verbeteren.
Google Ads	Informatie over klikken op advertenties, aankopen en interacties.	We gebruiken Google Ads om de effectiviteit van onze advertenties te meten en relevante reisaanbiedingen te tonen aan gebruikers die zoeken naar treinroutes.
Microsoft Bing Ads	Volgt klikken, conversies en gebruikersstromen van Bing-zoekopdrachten.	Deze tool helpt ons gebruikers te bereiken die op Microsoft-platformen naar treinroutes zoeken en meet de resultaten van deze bezoeken.
VWO (Visual Website Optimizer)	Volgt gebruikersinteracties met de website, slaat heatmaps op en geanonimiseerde sessie-opnamen.	We vertrouwen op VWO om te experimenteren met lay-outs en inhoud zodat we kunnen ontdekken welke ontwerpen het gemakkelijker en intuïtiever maken voor u om uw boeking te voltooien.
Intercom	Volgt ondersteuningsberichten, gebruikerssessies en door de gebruiker ingevoerde contactgegevens.	We gebruiken Intercom om real-time ondersteuning en begeleiding te bieden. Het helpt ons team uw vragen beter te begrijpen door recente activiteiten op de site te tonen, zoals bezochte pagina's of chatgeschiedenis.
CookieFirst CMP	Slaat uw cookie-toestemmingsinstellingen op.	Deze tool zorgt ervoor dat we uw privacykeuzes volgen en voldoen aan de cookiewetgeving zoals de GDPR.
Meta Pixel	Volgt bezoeken en gebruikersinteracties van Facebook- en Instagram-advertenties.	We gebruiken Meta Pixel om u relevantere advertenties te tonen en te begrijpen of onze campagnes helpen bij het vinden en boeken van tickets.

HOE U CONTACT MET ONS KUNT OPNEMEN

Als u vragen, suggesties of opmerkingen heeft over deze Privacyverklaring, vul dan het contactformulier in.